Transformación digital de la empresa en tiempos de Covid

La pandemia del Covid 19 ha traído junto a la crisis sanitaria una situación económica muy complicada para la mayor parte del tejido empresarial existente. Las limitaciones a la movilidad y a la reunión de personas han interrumpido los procesos de negocios tradicionales que utilizan la mayor parte de negocios que se han visto obligados a apostar por otras vías para poder seguir ofreciendo sus productos y servicios a los clientes.

La transformación digital de la empresa es un proceso que ya se intuía necesario antes del Covid, para que las empresas pudieran crecer y competir en un mercado globalizado y marcado por una alta dependencia de la tecnología. Tras el Covid, la digitalización de los negocios es la única alternativa para poder adaptarse a la nueva situación y no tener que echar el cierre definitivo.

Con la creación de comercios online, el uso de plataformas digitales para el teletrabajo y utilizando tecnologías de comunicación, muchas empresas han podido adaptar sus procesos de negocio para poder seguir siendo rentables a día de hoy.

Qué es la transformación digital en las empresas

La transformación digital de una empresa consiste en los cambios que se realiza en la misma para integrar la tecnología en todas las áreas y procesos del negocio con el objetivo de optimizarlos y conseguir que funcionen de una forma más rápida y eficiente.

Este cambio no solo consiste en implementar herramientas de software, los últimos dispositivos de hardware o implementar en el trabajo en la nube. Se trata de un proceso mucho más complejo y profundo que requiere un cambio en la forma de hacer las cosas en la empresa, que necesita de una nueva mentalidad en todos sus miembros, desde directivos y encargados, hasta trabajadores y colaboradores.

En qué consiste la transformación digital

Con la transformación digital empresarial, la empresa adquiere una nueva cultura enfocada a la eficiencia y la innovación. La digitalización de los distintos procesos en una empresa traerá a corto plazo una mejora en el nivel de competitividad de la misma, y será el punto de partida para asegurar un mejor futuro a largo plazo de la compañía.

La transformación digital supone cambios en la empresa que pueden ser realmente drásticos como la reelaboración de productos o procesos, o el cambio en las formas de comunicación internas y externas. Todos estos cambios se producen para poder ser más ágiles y así satisfacer las demandas de los clientes ofreciéndoles productos y servicios que les aporten más valor.

Ventajas de la transformación digital de la empresa

Cuando una empresa se embarca en un proceso de transformación digital podrá beneficiarse de una serie de ventajas que la harán mucho más competitiva y facilitará su crecimiento.

Las principales ventajas de la transformación digital de la empresa son:

Mejora la toma de decisiones

Con la transformación digital, la empresa dispondrá de un mejor sistema para guardar, organizar, consultar y analizar toda la información que se genera en sus interacciones con los agentes externos como clientes, proveedores o colaboradores. También dispondrá de acceso en tiempo real a los datos que se generan en todos sus procesos y tareas de negocio, que se pueden consultar desde todas las áreas de la empresa.

Esta forma más eficiente de tratar la información permitirá conocer mejor a los clientes, adelantarse a tendencias del mercado y aprovechar oportunidades de negocios, y sobre todo se dispondrá de información en tiempo real que permitirá tomar decisiones en menos tiempo y de manera más eficiente.

Reducción de costes

Aunque la transformación digital implica cambios drásticos que suponen una inversión en nuevos dispositivos, licencias, etc., el resultado final se traduce en una reducción en los costes de los distintos procesos del negocio. La optimización de las tareas con el uso de las nuevas tecnologías reducirá el coste en muchas áreas como personal, almacenamiento, reducción de errores, producción y ventas, al hacer un uso más eficiente de los recursos disponibles.

Incremento de la productividad del personal

La automatización de muchas tareas tediosas y repetitivas liberará al personal de ellas y les dejará tiempo disponible que pueden dedicar a realizar otras labores que aporten valor. Los trabajadores, al utilizar herramientas que faciliten su labor, podrán ser más rápidos y eficientes consiguiendo incrementar su nivel de productividad.

Es importante tener en cuenta que la transformación digital puede encontrar una barrera a la hora de que el personal quiera reciclarse para adaptarse a las nuevas formas. Una vez vencida esta reticencia, el resultado será de unos trabajadores con mayor grado de satisfacción y motivación en su trabajo.

Mejora la relación con los clientes

Conocer mejor a los clientes para poder satisfacer sus necesidades es fundamental para poder luchar en un mercado tan competitivo como el actual. Con la tecnología y el uso de los nuevos canales de comunicación, el Big Data, la inteligencia artificial y el IoT (internet de las cosas), las empresas cuentan con las herramientas necesarias para conocer al cliente y establecer una relación más cercana, consiguiendo que disfruten de la mejor experiencia en todo el viaje del cliente a lo largo de todo el ciclo del proceso de compra (desde el primer contacto, hasta el servicio post venta).

La experiencia de usuario es fundamental en el comercio electrónico, donde las empresas necesitan luchar por incrementar su visibilidad y convenciones en la red.

Descentralización del trabajo

Los tradicionales métodos de trabajo están demasiado centralizados, haciendo que las empresas sean más estáticas y dependientes, impidiendo que puedan reaccionar a los continuos cambios que sufre el mercado hoy en día.

Con la transformación digital se eliminará la dependencia central de las empresas que podrán funcionar así de forma autónoma, no estando sujetas a horarios estrictos ni a ubicaciones específicas.

En este aspecto, el cloud computing, los dispositivos móviles y la mejora en la ciberseguridad permite que los negocios puedan operar desde cualquier lugar, independientemente de la hora o el dispositivo que utilicen. Ya no será necesario disponer de centros de datos en la propia empresa o recurrir a métodos manuales obsoletos que requieren siempre de la presencia de los trabajadores en las instalaciones de la empresa.

Permite reaccionar de forma más rápida ante los cambios del mercado

Si algo caracteriza al mercado actual son los cambios continuos que se producen debido a la aparición constante de nuevas tecnologías. Las empresas que han llevado a cabo una transformación digital están mejor preparadas para poder adaptarse a estos cambios y poder seguir alcanzando sus objetivos de negocio.

Con la nueva situación de la pandemia por el Covid podemos ver cómo las empresas que ya habían llevado una transformación digital exitosa se han podido adaptar rápidamente al teletrabajo y al comercio online, mientras que las demás están sufriendo para conseguirlo o incluso han desaparecido.

Mejorar la imagen de la marca

Cuando una empresa realiza una transformación digital completa y una migración a la nube, proyecta una imagen de innovación y apuesta por la tecnología. Los clientes tienen una mejor percepción por este tipo de empresas y confiarán mucho más en sus productos y servicios.

Atracción de talento

El talento es fundamental para que las empresas puedan diferenciarse de la competencia y conseguir un mayor grado de productividad. Atraer y retener el talento solo es posible hoy en día con una apuesta clara por la tecnología, pues las nuevas generaciones han crecido en este entorno de continuos cambios y mejoras tecnológicas, que son importantes para su día a día laboral y personal.

Una empresa que no trabaje en la nube hoy en día, o no permita el uso de dispositivos móviles para realizar funciones dentro del trabajo (como consultas de correos electrónicos, videollamadas o acceso a plataformas de trabajo), no logrará atraer a los nuevos talentos.

Cómo ha impulsado el Covid a la transformación digital de las empresas

En la nueva situación que se ha creado por causa del Covid 19, las empresas han debido reinventarse para no desaparecer. Aquellos negocios que han llevado un proceso de transformación digital pre Covid han tenido mucho más fácil su adaptación a esta situación de confinamiento y movilidad reducida, mientras que las compañías que no habían apostado aún por este cambio digital han sufrido para poder realizarlo y adaptarse a la nueva normalidad.

Las empresas han tenido que adaptar en tiempo récord sus procesos de negocio para poder ofrecer sus productos y servicios por internet, permitir que sus empleados trabajasen desde casa y conseguir que todo siguiese funcionando a pesar de unas condiciones muy restrictivas en cuanto a movilidad de las personas.

Durante este tiempo, muchas empresas han sido conscientes de la necesidad de hacer una apuesta fuerte por la transformación digital y así poder adaptar su negocio a estas nuevas circunstancias. Realizar todo este proceso en tan poco tiempo ha sido una dura batalla y todo un reto para las empresas,

Proceso de la transformación digital de la empresa durante el Covid-19

El proceso de transformación digital durante este periodo de Covid-19 ha sido intenso y frenético. Realizar una transformación digital requiere de un estudio de las distintas áreas de la empresa para poder identificar los puntos fuertes y débiles, así como las amenazas y oportunidades, y así afrontar el cambio de forma más rápida y eficiente.

En la transformación digital hay que evaluar cada uno de los procesos de todas las áreas de la empresa para poder llevar a cabo un cambio digital que los optimice (con el uso de nuevas herramientas y la automatización).

Todos este proceso de cambio se ha realizado en tiempo récord y ha sido realmente complicado poder adaptar una empresa de forma inmediata a las necesidades creadas donde el comercio online y el teletrabajo eran las únicas formas de negocio en la mayoría de negocios.

Cómo han realizado la transformación digital las empresas en tiempos de Covid

Las empresas han tenido que realizar un cambio para poder abarcar las nuevas necesidades de su negocio. Las principales áreas de cambio digital han sido:

  • Comercio online. Las empresas han tenido que habilitar un sistema de ventas online, como un eCommerce, para poder hacer llegar sus productos a los clientes. Este tipo de negocios online requieren un alto nivel de digitalización de la empresa para poder coordinar la tienda online con ventas, con las estrategias de marketing, con los procesos de producción y con la logística y distribución. Este cambio ha significado un auténtico desafío que muchas empresas han logrado en un tiempo récord.
  • Adaptar la web corporativa. Con la adaptación de su web corporativa, las empresas han conseguido facilitar el acceso de sus empleados a plataformas de trabajo online y a información necesaria para poder realizar su trabajo (por ejemplo, con el trabajo online colaborativo). También ha servido para incrementar el grado de comunicación con sus clientes y poder establecer una relación más sencilla y estrecha en distintas áreas como la atención al cliente y soporte o las ventas.
  • Teletrabajo. Otro gran reto a enfrentar por parte de los negocios en tiempos de Covid es la necesidad de habilitar un sistema para el teletrabajo de sus empleados. En este aspecto se han encontrado con muchos problemas al no estar preparados digitalmente, como incidentes de ciberseguridad, no contar con los dispositivos necesarios para sus trabajadores o no disponer de suficiente capacidad para soportar el trabajo online (servidores con poca capacidad u obsoletos). Las plataformas cloud han sido la solución de muchas empresas para poder implementar un sistema online que permite el teletrabajo de su personal de forma eficiente y segura, y así no ver interrumpidos sus procesos de negocio.
  • Comunicaciones online. Muchos tipos de empresa se han visto en la necesidad de ampliar sus canales de comunicación (email o redes sociales, por ejemplo) y usar tecnología para realizar videoconferencias y charlas de grupo online para poder seguir con su negocio. En este tipo de empresas podemos incluir a las academias y negocios de formación, los distintos tipos de asesorías, artistas, artesanos y muchas otras áreas que han tenido a la tecnología como aliada para poder sobrevivir.

Las empresas con transformación digital han podido adaptarse mejor a la nueva situación creada por el Covid, implementando de forma sencilla sistemas para el trabajo, comercio online o métodos de pago digital y de comunicaciones seguros.

Por su parte, los negocios que no habían realizado un proceso de transformación digital han tenido que realizarlo de manera urgente para poder afrontar esta difícil situación, y así minimizar las pérdidas y garantizar la continuidad del negocio.